Kurulun gündelik işi için yeni modüller
Portal artık İngilizce de kullanılıyor; araştırmacının sorusu canlı destekten gelir, İngilizce karar belgesi başkanın e-imzasıyla çıkar. Excel'deki karar defteri, defterdeki hakem dağıtımı ve elle takip edilen süreler de sistemin içinde.
Aynı portal, iki dil
Yabancı uyruklu araştırmacılar, misafir öğretim üyeleri ve çok merkezli çalışmaların ekipleri portalı İngilizce kullanır. Her kullanıcı kendi dilini seçer; aynı başvuru herkese kendi dilinde görünür.
Bayraklı dil seçimi
Üst çubuktaki menüden Türkçe ya da English seçilir; menüler, formlar, durum rozetleri ve uyarılar o dilde açılır.
Giriş öncesi de seçilir
Giriş, kayıt, e-posta doğrulama ve parola sıfırlama ekranlarında TR | EN düğmesi var.
Seçim hatırlanır
Dil değişince aynı sayfa yeniden açılır; kullanıcı bir sonraki girişinde de kendi dilinde başlar.
Tanımlar da çevrilir
Unvan gibi tanımların İngilizce karşılığı yönetici ekranından girilir; boş bırakılırsa Türkçe ad gösterilir.
“Dosyam ne durumda?” sorusu artık yazılı.
Araştırmacı her sayfanın sağ altındaki pencereden sekreteryaya yazar. Konu seçer (başvuru adımları, belge, düzeltme, toplantı / karar, teknik sorun), isterse ilgili başvurusunu ekler. Yanıt gelince ses çalar, pencere kendiliğinden yenilenir.
- Telefon ve e-posta trafiği yerine tek, kayıtlı kanal
- Konuşma, başvuru no ve güncel durumla birlikte açılır
- Aynı başvuru için açık talep varsa oraya yönlendirilir
- Araştırmacı sorunu çözülünce talebi kendisi kapatabilir
Sekreterya için tek gelen kutusu
Tüm sorular Destek Talepleri ekranına düşer. Sekreter talebi üstlenir, yanıtlar ve kapatır; kimin hangi talebe baktığı herkes için görünür, aynı soruya iki kişi yanıt yazmaz.
Başvuruya bağlı soru
Araştırmacı sorusunu hangi başvurusuyla ilgili olduğunu seçerek açar; başvuru detayındaki “Soru sor” düğmesi doğrudan o başvuruyla başlatır.
Üstlen, devral, bırak
Yanıt yazan sekreter talebi kendiliğinden üstlenir. Başka sekreterdeki talep devralınabilir; bırakılan talep tekrar “Yeni” listesine düşer.
Sesli bildirim ve rozet
Yeni talep ya da mesajda kısa bir bildirim sesi çalar, menüdeki rozet ve sekme başlığı okunmamış sayısını gösterir.
Hazır yanıtlar
Sık verilen yanıtlar tek tıkla yazma alanına eklenir; konuşmada okundu / iletildi bilgisi görünür.
Hiçbir yazışma silinmez
Kapatılan talepler yazışmalarıyla saklanır. Araştırmacı kapalı talebe yazarsa talep yeniden açılır.
Filtre ve arama
Yeni, Bende, Tüm açık ve Kapalı sekmeleri; kişi adı, konu, dosya no ya da başvuru no ile arama.
Yabancı dergi ve sponsor için İngilizce karar belgesi
Araştırmacı onaylanan başvurusu için İngilizce kurul kararını portaldan talep eder. Çeviri için kurula dilekçe yazmak, belgeyi elle hazırlamak ve ıslak imza beklemek gerekmez.
Araştırmacı talep eder
Onaylanan başvurunun sayfasından Protocol Title ve Institution alanlarını İngilizce girer.
Sekreter kontrol eder
Yazım hatalarını ve protokol tipini düzeltir, belgeyi önizler; onaylar ya da notla geri gönderir.
Başkan e-imzalar
Onaylanan belge üretilir ve etik kurul başkanının e-imza uygulamasına düşer.
Araştırmacı indirir
İmzalanan Approval Form aynı pencereden PDF olarak indirilir.
- Dosya No
- 25-10.1T/12
- Araştırma Adı
- Gebelikte D Vitamini Düzeyi ile Preeklampsi İlişkisi
- Protocol Type
- Quantitative | Analytical | Cohort (E.3 araştırma tipinden otomatik)
- Review Date
- October 15th 2025
- Protocol Title
- The Relationship Between Maternal Vitamin D Levels and Pre-eclampsia
- Protocol Type
- Quantitative | Analytical | Cohort
- Protocol Number
- 25-10.1T/12
- Investigator
- Assoc. Prof. Elif ARSLAN
- Institution
- Sample University, Department of Obstetrics and Gynecology
- Decision
- APPROVED
- Protocol Type, başvurunun E.3 araştırma tipinden çevrilir: “Niceliksel | Analitik | Kohort” → “Quantitative | Analytical | Cohort”
- Toplantı tarihi İngilizce yazılır (October 15th 2025), unvanlar İngilizce karşılıklarıyla, soyadlar büyük harfle
- Arayüz hangi dilde olursa olsun belge her zaman İngilizce üretilir
- Yalnızca onaylanmış başvurular için; aynı anda tek açık talep, geri gönderilen talep düzeltilip yeniden gönderilir
Sekreter havuzu: kontrol et, düzelt, onayla
Belge imzalanmadan önce onay geri alınıp talep yeniden düzenlenebilir.
Bir satır = bir çalışma, ona bağlı her şey
Yıl seçin; o yıl kurula giren her çalışma, ilk başvurusuna bağlı tüm düzeltme, yeniden başvuru ve bilgilendirmeleriyle birlikte listelenir.
Ekranlardaki isimler, karar no'ları ve sayılar örnektir.
Kararların tamamı tek satırda
İlk başvuru, düzeltmeler ve yeniden başvurular karar no ve toplantı tarihiyle sırayla listelenir; çalışmanın güncel durumu ve onay tarihi en üstte.
Ad ve ekip değişiklikleri
Eski araştırma adı üstü çizili görünür, değişikliği getiren karar no yanında yazar. Ekipten çıkan kişiler çizilir, yeni eklenenler “yeni” etiketi alır.
Onay sonrası bilgilendirmeler
Süre uzatımı, ekip ya da yöntem değişikliği… Her bilgilendirmenin karar no'su, tarihi, kararı ve hangi formların değiştiği ayrı kartta.
Filtre ve arama
Onaylanan, incelemede, düzeltmede, olumsuz sekmeleri; “bilgilendirmesi olanlar” ve “ad / ekip değişenler” anahtarları; karar no, ad ya da araştırmacıyla arama.
Her toplantının karnesi
Excel'in ikinci sayfasında elle sayılan toplantı özeti artık kendiliğinden hesaplanıyor.
- Yıl içindeki toplantı sayısı ve toplantı başına ortalama başvuru
- İlk, düzeltme ve bilgilendirme başvurularının ayrı ayrı onay oranı
- Her toplantının onay / düzeltme / olumsuz dağılımı grafikte
- Yetkisizlik, yeniden başvuru, red ve itirazla görüşülen dosyalar
- Toplantı tablosunda satıra tıklayınca o gün görüşülen dosyalar
| Toplantı | İlk | Düz. | Bilg. | Toplam | Onay % |
|---|---|---|---|---|---|
| 18.06.2025 25-6.1T | 20 | 13 | 9 | 42 | %64 |
| 16.07.2025 25-7.1T | 13 | 9 | 6 | 28 | %68 |
| 17.09.2025 25-9.1T | 21 | 14 | 10 | 45 | %67 |
| 15.10.2025 25-10.1T | 24 | 16 | 10 | 50 | %66 |
| 19.11.2025 25-11.1T | 18 | 12 | 9 | 39 | %74 |
| 17.12.2025 25-12.1T | 19 | 12 | 9 | 40 | %65 |
Toplantının tüm dosyaları, tek ekranda hakemlere
Toplantıyı seçin; o güne gelen dosyalar ve aktif hakemler yan yana açılır. Defterde daire içine alınan numaralar yerine, numarayı yazmanız yeterli.
Mehmet Yalçın (kaydedilince çıkarılacak)
Deftere yazar gibi
Hakemin satırına dosya sıra numarasını yazın: “14-32-33” ya da “26-10.1T/12”. Enter'a basınca dosyalar hakeme eklenir.
Otomatik dağıtım
Dosya başına hakem sayısını seçin; eksik kalan dosyalar seçili hakemler arasında iş yüküne göre dengeli dağılır.
Çakışma kontrolü
Başvuru sahibi ya da araştırma ekibinde olan hakem o dosyaya atanamaz. Ekibinde kurul üyesi veya hakem bulunan dosyalar ayrıca işaretlenir.
Görüş girilen atama kilitli
Hakem görüşünü yazdıysa ya da onayladıysa o atama yanlışlıkla silinemez; kilit simgesiyle gösterilir.
Tek bakışta durum
Dosya ızgarası yeşil (tamam), turuncu (eksik), kırmızı (hakemsiz) ve gri (inceleme dışı) renklerle hangi dosyanın beklediğini gösterir.
Kaydet ve bildir
Değişiklikler kaydedilene kadar taslaktır (+3 / −1 gibi). Kaydedince yeni atanan hakemlere isteğe bağlı e-posta gider.
Defterden ve Excel'den ekrana
- Hakem dağıtımı defterde baş harflerle, numaralar elle daire içine alınır
- Çakışan hakem, eksik kalan dosya gözle kontrol edilir
- Kararlar Excel'de renkli hücrelere, bilgilendirmeler yan kolonlara yazılır
- Araştırmacı soruları telefonla gelir, yanıtın kaydı tutulmaz
- İngilizce karar yazısı her talepte elle hazırlanıp ıslak imzaya gönderilir
- Numarayı yazın ya da “Otomatik Dağıt”a basın; atamalar kaydedilir, hakeme e-posta gider
- Çakışan hakem sistem tarafından engellenir, eksik dosya kırmızı/turuncu yanar
- Kararlar ve bilgilendirmeler başvurudan otomatik izleme düşer
- Sorular canlı destekten yazılı gelir, tüm yazışmalar saklanır
- İngilizce karar talep edilir, sekreter onaylar, başkan e-imzalar
Eski kayıtlar da içeride: Excel Aktarım
Sistemden önceki yıllarda tutulan karar defteri, deneme raporu alınarak tek seferde aktarılır. Aktarılan dosyalar canlı iş akışını kalabalıklaştırmaz; yalnızca İzlem'de ve başvuru detayında görünür.
İtiraz dilekçesi artık kayıtta ve izlenebilir
Yetkisizlik kararı onaylanan araştırmacı, itiraz süresi içinde dilekçesini PDF olarak yükler. Sekreterya inceler; kabul ederse dosya yeni numara ve toplantı tarihiyle kurul gündemine girer.
- Kalan itiraz süresi gün gün sayılır; süre dolunca dilekçe gönderilemez
- Araştırmacı dilekçenin nerede olduğunu dört adımda izler
- Sekreter eksik dilekçeyi notla geri gönderebilir, araştırmacı süre içinde yeniden yükler
- İlk ve yeni dosya no, ilk ve yeni toplantı tarihi kayıt altında
Kimin imzası eksik? Sormanıza gerek yok.
Toplantıdan sonra kurul kararı verilen başvurular imza durumuna göre gruplanır. İmzası tamamlanan karar tek tıkla onaylanır.
Minör düzeltme unutulmaz
Minör düzeltme kararıyla süre başlar. Araştırmacıya son gün bildirilir, süre bitmeden bir kez hatırlatılır. Süresinde iletilmeyen başvuru, kurulun düzeltme kararıyla aynı şekilde kendiliğinden Düzeltme durumuna alınır; araştırmacı doğrudan düzeltme başvurusu yapabilir.
Süre, hatırlatma günü ve kuralın açık ya da kapalı olması Sistem Ayarları'ndan değiştirilir.
Taahhütname akışı üç adımda
Kurul “etik onaya gerek yoktur” dediğinde araştırmacı, bilgileri doldurulmuş taahhütnameyi indirir, imzalar ve PDF olarak yükler. Sekreter imzalı formu başvurunun içinde görür.
Kural mı değişti? Yazılımcı beklemeyin.
Yönetici; kurum ve kurul adını, logoyu, iletişim bilgilerini, e-posta sunucusunu ve iş kurallarındaki süreleri kendi ekranından değiştirir.
- Minör düzeltme ve itiraz süreleri, hatırlatma günü
- E-posta sunucusu ayarı ve test e-postası gönderme
- 12 e-posta şablonunu önizleme, düzenleme, varsayılana dönme (aşağıda)
- Her alanda “Kayıtlı / Varsayılan” ayrımı; boş alan varsayılan değerle çalışır
12 e-posta şablonu, kod bilmeden düzenlenir
Sistemin gönderdiği her e-postanın konusu ve metni yönetici ekranından değiştirilir. Değişiklik kaydedilene kadar canlı önizlemede görülür, test e-postasıyla denenir; istenirse tek tıkla ilk sürüme dönülür.
Sayın Ayşe Yılmaz, 2026-0148 nolu başvurunuz için minör düzeltme istenmiştir. Son tarih: 18.10.2026 14:30
Onam formundaki gönüllü sayısı yöntem bölümüyle uyumlu hâle getirilmeli.
Giriş yapNeyi değiştirebilirsiniz?
Düzenleyicide turuncu çerçeveli alanlar sizindir.
- 1Konu satırıHer şablonun e-posta konusu; yer tutucularla başvuru no gibi bilgiler otomatik eklenir.
- 2Yer tutucularŞablona özel ve ortak alanlar düğme olarak durur; tıklayınca imlecin olduğu yere eklenir, adını ezberlemeniz gerekmez.
- 3E-posta metniHitap, açıklamalar, uyarı kutuları, düğmeler: metnin tamamı HTML olarak düzenlenebilir.
- 4Canlı önizleme ve testYazdıkça örnek verilerle güncellenen önizleme, masaüstü ve mobil görünüm, istediğiniz adrese test e-postası. Beğenmezseniz “Varsayılana dön”.
- • Yer tutucuların değerleri: kişi adı, başvuru no, son tarih, düzeltilecek formlar
- • Kurum adı, logo, iletişim bilgileri ve alt bilgi (Sistem Ayarları › Genel)
- • E-postanın kime ve ne zaman gideceği
Giriş yapmadan, saniyeler içinde doğrulama
Dergi editörü ya da sponsor karekodu okutur veya başvuru no ile doğrulama kodunu girer. Sonuç sayfasında belgenin geçerliliği, başvurunun güncel durumu ve imzalı belge görünür.
- Tire yazmak gerekmez; 0/O ve 1/I karışıklığı kendiliğinden düzeltilir
- Doğrulama bağlantısı yapıştırılırsa sonuç doğrudan açılır
- Kişisel veriler sonuç sayfasında kısmen gizlenir
E-posta doğrulamalı kayıt
Yeni hesap, e-postadaki bağlantıya tıklanınca etkinleşir.
Yenilenen giriş ekranları
Giriş, kayıt ve parola sıfırlama sayfaları baştan tasarlandı; dil seçimi de burada.
Anabilim dalı seçimi
Araştırmacı birimini listeden seçer; bilim dalı isteğe bağlı.
Kurul ilişkisi uyarısı
Ekibinde kurul üyesi veya hakem bulunan dosyalar işaretlenir.
Aynı ekran, farklı sorulara cevap
Sekreterya
Dosyanın bütün geçmişini aramadan bulur, soruları tek gelen kutusundan yanıtlar, İngilizce karar taleplerini onaylar; minör süreleri ve eksik imzaları kovalamak zorunda kalmaz.
Kurul ve başkan
Toplantı öncesi dağıtımı dakikalar içinde yapar; kimde kaç dosya olduğunu görür. Başkan İngilizce kararları e-imza uygulamasından imzalar.
Araştırmacı
Portalı kendi dilinde kullanır, sorusunu canlı destekten sorar, İngilizce kararını indirir; itiraz, taahhütname ve minör son gününü portalda görür.
Kurulunuz için canlı demo planlayalım
30 dakikalık bir görüşmede sistemi kendi iş akışınız üzerinden gösterelim, sorularınızı yanıtlayalım.