Etik kurul süreçleri, baştan sona dijital.
Araştırmacının ilk başvurusundan kurulun karekodlu onay belgesine kadar her adım tek platformda. Kâğıt yok, kayıp e-posta yok, “dosya nerede?” sorusu yok.
Kâğıt ve e-posta trafiğinden tek akışa
Etik kurul başvurusu araştırmacı, sekreterya, hakem ve kurul arasında onlarca kez el değiştirir. Her el değişimi gecikme ve hata demektir.
- Islak imza için dosyalar kat kat dolaşır
- Eksik form, yanlış şablon, geri dönen başvurular
- Hakem görüşleri e-posta yığınları arasında kaybolur
- Araştırmacının sorusu telefonda kalır, kimin yanıtladığı bilinmez
- İngilizce karar yazısı her seferinde elle çevrilir
- Belgenin gerçekliği telefonla teyit edilir
- Ekip üyeleri E-İmza veya E-Onay ile her yerden imzalar
- Adım adım sihirbaz ve yazım rehberi eksikleri baştan önler
- Hakem görüşleri ve düzeltme önerileri başvurunun içinde
- Sorular Canlı Destek'ten yazılı gelir, sekreterya kayıtlı yanıtlar
- İngilizce karar belgesi talep edilir, başkan e-imzalar
- Karekodu okutan herkes belgeyi anında doğrular
Başvurudan karara altı adım
Her başvurunun nerede olduğu, kimde beklediği ve sıradaki adımın ne olduğu her an görünür.
Başvuru oluşturulur
Araştırmacı başvuru türünü seçer; sihirbaz formları sırayla açar, eksik adımları işaretler.
Ekip katılır ve imzalar
Ekibe eklenen her kişiye özel bağlantı gider; üye olmadan özgeçmişini girer, E-İmza veya E-Onay ile onaylar.
Sekreterya ön kontrolü
Kontrol listesiyle biçimsel inceleme yapılır; eksikler başvuru sahibine tek tıkla bildirilir.
Hakem değerlendirmesi
Hakemler görüşlerini sisteme yazar, düzeltme isteyecekleri formları işaretler.
Gündem ve toplantı
Toplantı takvimine göre gündem oluşturulur; başvurular kurulda görüşülür.
Karar ve onay belgesi
Karar formu doldurulur; e-imzalı, karekodlu onay belgesi otomatik üretilir. İstenirse İngilizce karar belgesi de talep edilir.
Uluslararası araştırmaya hazır bir etik kurul
Yabancı araştırmacılar portalı İngilizce kullanır, sorular telefon yerine kayıtlı yazışmayla yanıtlanır, dergi ve sponsorlar için İngilizce karar belgesi birkaç tıkla hazırlanır.
Türkçe ve İngilizce arayüz
Her kullanıcı dilini üst çubuktaki bayraklı menüden ya da giriş ekranından seçer. Menüler, formlar, durumlar ve uyarılar seçilen dilde açılır.
- Giriş, kayıt ve parola ekranlarında da dil seçimi
- Seçim hatırlanır, sayfa aynı yerde yeniden açılır
- Unvan gibi tanımlar İngilizce karşılıklarıyla
Sorular telefonda kalmaz
Araştırmacı her sayfanın sağ altındaki pencereden sorusunu yazar, isterse ilgili başvurusunu seçer. Sekreterya talebi üstlenir ve aynı konuşmadan yanıtlar.
- Konuşma ilgili başvuruyla birlikte açılır
- Yeni mesajda sesli bildirim ve okundu bilgisi
- Tüm yazışmalar silinmeden saklanır
- Review Date
- October 15th 2025
- Protocol Title
- The Relationship Between Maternal Vitamin D Levels and Pre-eclampsia
- Protocol Type
- Quantitative | Analytical | Cohort
- Protocol Number
- 25-10.1T/12
- Investigator
- Assoc. Prof. Elif ARSLAN
- Institution
- Sample University, Department of Obstetrics and Gynecology
- Decision
- APPROVED
Approval Form, başkanın e-imzasıyla
Onaylanan başvurunun sahibi Protocol Title ve Institution alanlarını İngilizce girip talep eder. Sekreter kontrol eder, etik kurul başkanı e-imzalar, araştırmacı PDF'i indirir.
- Protokol tipi başvurudaki araştırma tipinden otomatik çevrilir
- Sekreter düzeltebilir, önizler ya da notla geri gönderir
- Arayüz dilinden bağımsız, her zaman İngilizce belge
Etik kurulun ihtiyaç duyduğu her şey, tek yerde
Başvuru hazırlamaktan karar belgesini doğrulamaya kadar her ekran, gerçek bir etik kurulun iş akışı üzerine tasarlandı.
Adım adım ilerleyen, eksik bırakmayan başvuru
Araştırmacı formları sırayla doldurur. Her adımın durumu menüde görünür; tamamlanmayan form varsa başvuru iletilemez.
- Başvuru formu, araştırma ekibi, yöntem, bütçe, onam, izinler ve daha fazlası
- Kelime sayacı ve alan doğrulamaları ile kurul kurallarına uygun metin
- Kayıt sırasında ilerleme çubuğu; hangi alanın eksik olduğu bir bakışta
- Araştırma tipine göre açılan çok merkezli araştırma ve veri toplama formları
Kurulun sık iade nedenleri, yazarken ekranda
Araştırmacı bir alana tıkladığında, o alan için kurulun dikkat ettiği ölçütler ekranın üstünde belirir. Düzeltme turları baştan azalır.
- Alan bazlı kontrol listeleri: örneklem, hipotez, akış şeması, bütçe…
- “Yapılmalı” ve “yapılmamalı” maddeleri renkli olarak ayrılır
- Metinler kod değişikliği olmadan yönetici tarafından güncellenir
- Genel veya sayfa bazında tek ayarla açılıp kapatılır
- ✓E.4'te örneklem sayısı ve yaş aralığı bildirilmelidir.
- ✓Gönüllü sayısının nasıl belirlendiği açıklanmalıdır.
- ✓Kontrol grubu varsa nereden alınacağı yazılmalıdır.
- ✕Özet, yöntem ve BGOF'ta farklı örneklem sayısı kullanmayın.
Ekibe istediğiniz kadar kişi ekleyin; kimsenin üye olması gerekmez
Sorumlu araştırmacı ekibe istediği kadar kişi ekler. Her kişiye kendine özel bir başvuru bağlantısı e-postayla gider; kişi sisteme kayıt olmadan bu bağlantıdan özgeçmişini girer ve başvuruyu imzalar. Kimin özgeçmişi eksik, kim imzalamadı, ekranda görünür.
- Ekip üyesi sayısında sınır yok
- Üyelik, şifre ya da hesap açma gerekmez; bağlantı kişiye özeldir
- Bağlantıdan özgeçmiş girişi ve E-İmza / E-Onay ile imza
- Bakanlık formatındaki özgeçmişi otomatik okuma
- Paylaşım kapatıldığında bağlantı artık açılmaz
Islak imzaya veda edin
Başvuru belgeleri tek PDF olarak üretilir ve ekip üyeleri tarafından elektronik imza ile imzalanır. E-imzası olmayan araştırmacılar için E-Onay yolu da hazır.
- Elektronik imza entegrasyonu ve tarayıcı eklentisi
- E-imzası olmayanlar için güvenli E-Onay akışı
- Kimin imzaladığı, ne zaman imzaladığı kayıt altında
- Düzeltme ve bilgilendirme başvurularında ayrı imza turları
Hakem görüşü, düzeltme önerisi ve karar tek ekranda
Hakemler başvuruyu sistem içinde okur, görüşünü yazar ve düzeltilmesi gereken formları işaretler. Minör düzeltmede yalnızca ilgili formlar düzenlemeye açılır.
- Toplantı bazlı toplu hakem atama: elle ya da otomatik dağıtım
- Hazır düzeltme tanımlarıyla standart geri bildirim
- Minör düzeltmede yalnızca seçilen formlar araştırmacıya açılır
- Tüm görüşler başvuru geçmişinde saklanır
E.4'te örneklem büyüklüğünün güç analizi ile nasıl hesaplandığı açıklanmalı. BGOF'taki gönüllü sayısı yöntemle uyumlu hale getirilmeli.
Araştırma etik ilkeler açısından uygundur. Bütçe formunda destekleyici bilgileri eksiksizdir.
Düzeltmede neyin değiştiğini kelime kelime görün
Düzeltme başvurusu geldiğinde kurul, ana başvuruya göre eklenen ve silinen metni renkli olarak görür. Tüm metni baştan okumaya gerek kalmaz.
- Eklenen metin yeşil, silinen metin üstü çizili kırmızı
- Başvuru formu, yöntem ve etik ilkelerde alan alan karşılaştırma
- Düzeltme ve bilgilendirme başvuruları için ayrı formlar
Araştırmaya 100120 gönüllü dahil edilecektir. Örneklem büyüklüğü G*Power ile %80 güç ve 0,05 anlamlılık düzeyinde hesaplanmıştır.
Olguların tetkik ve tedavileri planlandığı gibi devam edecektir.
Gündemi dakikalar içinde hazırlayın
Toplantı takvimi tanımlanır, karar bekleyen başvurular gündeme eklenir. Kurul üyeleri gündemi ve başvuru dosyalarını sistemden inceler.
- Toplantı takvimi ve gündem oluşturma
- Sekreter onayı, karar onayı ve imza bekleyen işler için ayrı listeler
- Kurul üyeleri için beyan ve değerlendirme formları
Sahte belge devri kapandı
Karar belgesi otomatik üretilir, elektronik olarak imzalanır ve karekod taşır. Dergi editörü, sponsor ya da hastane yönetimi karekodu okutarak belgeyi saniyeler içinde doğrular.
- Karar formundan otomatik onay belgesi
- Karekod ve doğrulama kodu ile herkese açık doğrulama sayfası
- Talep üzerine İngilizce, başkan tarafından e-imzalı karar belgesi (Approval Form)
- Etik onay gerekmeyen çalışmalar için beyan formu akışı
Yetişkin, pediatrik ve ebeveyn onam formları
Katılımcı grubuna göre doğru onam formu şablonu açılır. Standart cümleler kilitlidir; araştırmacı yalnızca doldurması gereken alanları yazar.
- Yaş gruplarına göre pediatrik form türleri
- Değiştirilemeyen sabit metinlerle mevzuata uyum
- Tek tıkla yazdırılabilir form çıktısı
Kurulun performansını rakamlarla izleyin
Başvuru sayıları, türlere göre dağılım ve karar süreleri yönetim panosunda. Raporlar dışa aktarılabilir.
- Aylık başvuru ve karar istatistikleri
- Başvuru türüne ve durumuna göre kırılımlar
- Tüm başvurular listesinde gelişmiş filtreleme
Karar süreniz kaç gün? Artık biliyorsunuz.
Onay oranı, düzeltme oranı, bekleyen işler, hakem iş yükü, bölüm ve araştırmacı kırılımları. Yıl yıl karşılaştırmalı, her gün güncel.
Rapor ekranlarını keşfetKararlar arşivde kaybolmaz, izlenir
İzlem ekranı Excel'de tutulan karar defterinin yerini alır; Hakem Atama toplantı öncesi dağıtımı dakikalara indirir. İtiraz, imza takibi, süre kuralları ve sistem ayarları da artık portalın içinde.
Günlük işi kolaylaştıran ayrıntılar
Türkçe ve İngilizce arayüz
Her kullanıcı dilini bayraklı menüden seçer; tercih hatırlanır.
Canlı destek
Araştırmacı sağ alttaki pencereden yazar, sekreterya aynı yerden yanıtlar.
İngilizce karar belgesi
Onaylı başvuru için e-imzalı Approval Form talep edilir.
Otomatik bildirimler
Her durum değişikliğinde ilgili kişiye e-posta.
Mobil uyumlu
Telefon ve tablette de tam çalışan arayüz.
PDF ve Word çıktıları
Başvuru, onam ve karar belgeleri hazır şablonlarla.
Belge görüntüleyici
Ekleri indirmeden tarayıcıda inceleme.
Başvuru paylaşımı
Dosyayı yetkili kişilerle güvenle paylaşma.
Kontrol listesi
Sekreterya için tanımlanabilir ön kontrol maddeleri.
Çok merkezli araştırma
Merkez ve araştırmacı bilgileri ayrı adımda.
Durum rozetleri
Düzeltme, karar bekliyor, onaylandı… her an net.
Kurum ve kurul tanımları
Kurum, etik kurul ve üye bilgileri yönetimi.
Esnek tanımlar
Unvanlar (İngilizce karşılıklarıyla), düzeltme tipleri, toplantı takvimi.
Üyeliksiz ekip katılımı
Ekip üyeleri kişiye özel bağlantıyla, kayıt olmadan özgeçmiş girer ve imzalar.
Rol bazlı yetki
Herkes yalnızca görmesi gerekeni görür.
Başvuruya bağlı soru
Destek mesajı ilgili başvuruyla birlikte açılır; dosya aranmaz.
Her rol için ayrı bir çalışma alanı
Kullanıcı sisteme girdiğinde yalnızca kendi işini görür. Menü, liste ve yetkiler role göre şekillenir.
Araştırmacı
Başvurusunu hazırlar, ekibini ekler, düzeltmeleri yapar ve kararını sistemden alır. Sorusunu canlı destekten sorar; onaylanan başvurusu için İngilizce karar belgesi talep eder.
- Adım adım başvuru sihirbazı
- Düzeltme ve bilgilendirme başvuruları
- Canlı destekten soru sorma
- Karar belgesini ve İngilizce kararı indirme
Hassas veriler için güvenli altyapı
Etik kurul başvuruları hasta verisi, araştırma planı ve kişisel bilgiler içerir. Sistem bu hassasiyet göz önüne alınarak tasarlandı.
Rol bazlı yetkilendirme
Araştırmacı, sekreter, hakem, kurul üyesi ve yönetici yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür.
Elektronik imza
Belgeler nitelikli elektronik imza ile imzalanır; inkâr edilemez ve değiştirilemez.
Karekodlu doğrulama
Her karar belgesi tekil doğrulama kodu taşır; sahte belge anında ortaya çıkar.
İz kaydı
Kim, neyi, ne zaman değiştirdi ve imzaladı; tüm adımlar ve destek yazışmaları kayıtta.
Kurum içi kurulum
Sistem kurumunuzun kendi sunucularında çalışır; veriler kurum dışına çıkmaz.
KVKK odaklı tasarım
Kişisel ve sağlık verileri yalnızca gerekli kişilere, gerekli ölçüde açılır.
Dört adımda kurulumdan canlı kullanıma
İhtiyaç analizi
Kurulunuzun iş akışını, formlarını ve rollerini birlikte inceleriz.
Uyarlama
Kurum bilgileri, şablonlar, kontrol listeleri, yazım rehberi metinleri ve İngilizce karşılıklar ayarlanır.
Kurulum ve eğitim
Sistem sunucularınıza kurulur; sekreterya, hakem ve araştırmacılara eğitim verilir.
Canlı kullanım ve destek
İlk başvurular sistemden alınır; geri bildirimlere göre iyileştirme sürer.
Merak ettikleriniz
Sistem hangi etik kurullar için uygun?
Tıbbi araştırmalar etik kurulları başta olmak üzere, başvuru alan, hakem değerlendirmesi yapan ve karar yazısı üreten her türlü etik kurul için uyarlanabilir.
Sistem İngilizce kullanılabiliyor mu?
Evet. Her kullanıcı arayüz dilini Türkçe ya da İngilizce olarak seçer; giriş ekranında ve üst çubukta bayraklı dil seçimi vardır. Seçim hatırlanır ve unvan gibi tanımlar İngilizce karşılıklarıyla gösterilir.
Yabancı dergi veya sponsor için İngilizce karar belgesi alınabilir mi?
Evet. Onaylanan başvurunun sahibi Protocol Title ve Institution bilgilerini İngilizce girerek talep eder. Sekreter kontrol edip onaylar, etik kurul başkanı e-imzalar ve araştırmacı imzalı Approval Form'u PDF olarak indirir.
Araştırmacılar sorularını nasıl iletiyor?
Her sayfanın sağ altındaki Canlı Destek penceresinden. Soru isteğe bağlı olarak bir başvuruya bağlanır; sekreterya talebi üstlenip yanıtlar. Yeni mesajda sesli bildirim gelir, tüm yazışmalar kayıt altında tutulur.
Mevcut formlarımızı kullanabilir miyiz?
Evet. Başvuru adımları, onam formu şablonları, kontrol listesi ve yazım rehberi metinleri kurulunuzun formlarına göre ayarlanır.
Araştırma ekibindeki herkesin sisteme kayıt olması gerekiyor mu?
Hayır. Sorumlu araştırmacı ekibe istediği kadar kişi ekler; her kişiye kendine özel bir başvuru bağlantısı e-postayla gider. Kişi bu bağlantıdan, üye olmadan özgeçmişini doldurur ve başvuruyu imzalar.
E-imzası olmayan araştırmacılar ne yapacak?
E-imzası olmayan kullanıcılar için E-Onay akışı vardır. Onay, kimlik doğrulamalı olarak sistemde kayıt altına alınır.
Düzeltme istendiğinde araştırmacı her şeyi baştan mı dolduruyor?
Hayır. Minör düzeltmede yalnızca kurulun işaretlediği formlar düzenlemeye açılır. Düzeltme başvurusunda kurul, değişiklikleri ana başvuruyla karşılaştırmalı olarak görür.
Karar belgesinin doğruluğu nasıl kontrol edilir?
Belgedeki karekod okutulduğunda ya da doğrulama kodu sayfaya girildiğinde, belgenin sistemde kayıtlı karar bilgileri gösterilir.
Veriler nerede tutuluyor?
Sistem kurumunuzun sunucularına kurulur. Başvuru ve kişisel veriler kurum dışına çıkmaz.
Kurulum ne kadar sürer?
Uyarlama kapsamına bağlıdır. İhtiyaç analizi görüşmesinin ardından size net bir takvim sunulur.
Kurulunuz için canlı demo planlayalım
30 dakikalık bir görüşmede sistemi kendi iş akışınız üzerinden gösterelim, sorularınızı yanıtlayalım.